扫描件、截图提取成 Excel：告别一行行录入
供应商发来的是报价截图，旧台账只剩扫描 PDF？可以试着先识别文字和表格，再整理成可编辑 Excel。
准备
用清晰、完整的原图或扫描件，避免反复截图压缩。选择支持图片理解的模型，或者确认有可用 OCR 工具。官方的办公文档技能说明包含 OCR 和表格提取，但识别质量仍要核对。
本例提取报价表：品名、规格、单位、数量、单价、金额。换成你要的列名即可。
第 1 步：先认一页
可以直接复制的提示词
读取我指定的一张报价截图或扫描 PDF 的第 1 页，先检查图片是否清晰、有无倾斜或裁掉边缘。 提取表格：品名、规格、单位、数量、单价、金额；每条记录加来源文件和实际页码。 看不清的单元格留空，并在“需核对”列写出位置和原因，不根据上下文补数字。 合并单元格需要展开时说明规则，不把跨页重复表头当数据。先在对话里展示样本，不处理其余页。 无法识别时说明缺少模型能力还是 OCR 工具，不自动上传第三方网站。
核对这页的列顺序、跨行项目和单位后，再处理整批。手机号、订单号、账号等都应作为文本，保留前导零。
第 2 步：生成 Excel
可以直接复制的提示词
按我确认的结构处理剩余指定文件，生成“识别结果/报价明细.xlsx”，不修改原文件。 第一张表是明细，第二张表是“需人工核对”，第三张表列处理文件、页数、提取行数和失败原因。 每行保留来源文件和实际页码。无法确认的值留空，不编造置信度分数。 数量、单价、金额能可靠识别为数字的才设为数值；币种、含税与不含税分开保留，不混加。 额外计算数量乘单价，与原图金额比较；存在差异就标出，不用计算值覆盖原图识别值。 处理失败的页也要记录，不能默默漏过。
第 3 步：核对容易错的地方
- 小数点、负号、千位分隔符，以及 0 / O、1 / I 有没有混淆。
- 跨页表格是否漏行，合计行有没有混进明细。
- 数量、单价、金额是否对应，合计是否与原件一致。
- “需人工核对”的空值应回到原件确认，不能直接当成零。
金额、账号等关键字段建议逐项核对；普通文字可抽查。识别结果适合作为录入初稿。
接着做
报价表整理好后，可以用 供应商报价比价提示词；发票场景看 发票变报销表。
来源
官方办公文档四件套、官方文件读取问题排查。流程和提示词为本站设计，实测截图待补。