应收账龄表和催款邮件
你会得到
- 一张应收账龄表：每个客户欠多少、欠了多久，按 30 天以内、31～60 天、61～90 天、90 天以上分档。
- 一张按客户的汇总：谁欠得最多、谁拖得最久。
- 每个逾期客户一封催款邮件草稿，语气按逾期时间从客气到正式。
准备
文件夹 应收_2026年10月 里放：
- 应收明细：Excel，每张单一行，至少有客户名称、单号、开票（或发货）日期、金额、已收金额、付款期限（比如 30 天）。
- 客户联系人（可选）：客户名称、联系人、邮箱。
第 1 步：生成账龄表
账龄表
根据"应收明细"表，生成新文件"应收账龄表"，不要改原表。截止日期是（2026-10-31）。
- 每张单算出：未收金额 = 金额 - 已收金额；到期日 = 开票日期 + 付款期限；逾期天数 = 截止日期 - 到期日（没到期的写 0）
- 未收金额为 0 的不要放进来
- 按逾期天数分档：未到期、1～30 天、31～60 天、61～90 天、90 天以上
- 第一个工作表"明细"：每张单一行，逾期 61 天以上的标浅红
- 第二个工作表"按客户"：每个客户一行，各档金额分列，加合计和最长逾期天数，按合计从大到小排
- 第三个工作表"汇总"：各档金额和占比，做一个饼图
最后用三句话告诉我：总共应收多少，逾期多少，最需要催的前 3 个客户是谁。
第 2 步：写催款邮件草稿
催款邮件
按"按客户"这张表，给每个有逾期的客户写一封催款邮件，存成一个 Word 文件"催款邮件草稿"，每封一页。
语气按最长逾期天数来：
- 30 天以内：客气提醒，像是"核对一下账目"
- 31～90 天：明确说逾期了多久、多少钱，请对方给出付款时间
- 90 天以上：正式，列出明细，说明会按合同处理
每封都要列出：未付的单号、金额、到期日。落款写（你的公司和名字）。 只写草稿，不要发送任何邮件。
联系人表里有邮箱、也连了 QQ 邮箱连接器 的，可以让它存进邮箱草稿箱。先存草稿，你一封封看过再发。
第 3 步：检查
- 合计对一下：账龄表的未收合计，应该等于明细表"金额 - 已收"的合计。
- 抽查 2～3 张单的逾期天数，自己算一遍。
- 催款邮件每封都看：金额、单号写错了很尴尬。大客户的那几封，按你和对方的关系改语气。
每月都做？设成自动化
账龄表每月初出一次很合适。先手动跑两三次没问题，再设 自动化：
| 配置项 | 填什么 |
|---|---|
| 名称 | 月初应收账龄 |
| 工作空间 | 放应收明细的文件夹 |
| 重复 | 每月，1 号 09:00 |
提示词用第 1 步的，把截止日期改成"上个月最后一天"，文件名加上月份，比如"应收账龄表_2026-10"，不然会互相覆盖。
催款邮件不要放进自动化。 每次都要你看过再发。
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